Cómo va a cobrar y facturar tu tienda online en Colombia

Si tienes un negocio y estás armando tu tienda online, una de las preguntas que aparece rápido es: ¿cómo le cobro a la gente? Y detrás de esa viene otra que molesta más: ¿cuánto me van a quitar de cada venta? Cobrar bien, cumplir con la DIAN y no perder margen en comisiones o en pedidos que nunca se pagan son los tres frentes que este tema tiene que resolver antes de que abras la tienda.

Acá encontrarás, por ángulo, lo que necesitas entender para tomar buenas decisiones.

Pasarelas de pago, contra entrega y cuotas: las tres formas de que te paguen

La mayoría de los colombianos que compran en línea no siempre tienen tarjeta habilitada para pagos digitales, y una parte importante sigue prefiriendo pagar cuando le llega el paquete. Eso significa que si tu tienda solo acepta tarjeta de crédito, estás cerrándole la puerta a un buen trozo del mercado.

Las pasarelas de pago (Wompi, Bold, PayU, ePayco, Mercado Pago) te permiten recibir tarjetas débito, crédito y PSE desde el sitio. Cada una tiene sus tarifas y sus tiempos para girarte la plata. Una tienda de cosméticos que vende 50 pedidos al mes a 85.000 pesos cada uno puede ver una diferencia de casi 200.000 pesos al mes solo por elegir bien la pasarela, antes de cambiar un solo producto. Puedes profundizar en cómo se comparan en la página de pasarelas de pago en Colombia.

El pago contra entrega sigue siendo el favorito en ciudades intermedias y para productos de primer pedido. El comprador paga cuando recibe. El problema es el riesgo de rechazo: el paquete viaja, la transportadora cobra el flete, y el cliente dice que no. Ese costo lo asumes tú. Para ropa, calzado o accesorios, el rechazo puede andar entre el 15 % y el 30 % de los envíos contra entrega, dependiendo del rubro y de cómo estén escritas las fichas de producto.

Y para tickets más altos (electrodomésticos, tecnología, muebles), el pago a cuotas con Addi puede hacer que alguien que no iba a comprar hoy sí cierre la venta. Un televisor de 1.800.000 pesos pagado en seis cuotas sin interés convierte distinto que el mismo televisor a pagar de una.

Tener las tres opciones activas desde el día uno es lo que le permite a tu tienda no perder ventas por forma de pago.

Facturación electrónica DIAN: lo que no puedes ignorar

Desde que la DIAN extendió la obligación de facturar electrónicamente a la mayoría de negocios, vender en línea sin factura ya no es una opción. Si te piden la factura y no puedes darla, estás en un problema legal. Si te auditan y tienes meses de ventas sin documento soporte, el problema es mayor.

Para una tienda online, la factura electrónica se tiene que generar sola con cada compra, sin que tú tengas que entrar a un sistema a hacerlo manualmente. Imagina que vendes 80 pedidos en un fin de semana de descuentos: si cada uno requiere que alguien siente a emitir la factura, ya perdiste la tarde del lunes.

El camino bien hecho es que tu tienda esté conectada con un proveedor habilitado por la DIAN, de modo que cuando se confirme el pago, la factura salga automática al correo del comprador. Qué proveedor, cómo habilitarte y cuánto cuesta es el detalle que desarrollamos en la página de facturación electrónica DIAN.

Un error frecuente: algunos negocios empiezan a vender con la tienda lista pero sin la facturación configurada, bajo la idea de "lo arreglo después". Después llegan las primeras ventas, los primeros clientes que piden factura para deducir gastos, y el "después" ya costó multa o clientes perdidos.

Comisiones y su efecto en el margen: haz la cuenta antes de poner el precio

Cada método de pago tiene un costo. Las pasarelas cobran entre el 2 % y el 4 % por transacción, según el monto y el tipo de tarjeta. El contra entrega suma el costo del flete y el riesgo del rechazo. Las cuotas financiadas las paga el comprador, pero según el acuerdo con quien financia, a veces hay un cargo para el comercio.

Si no haces la cuenta antes de fijar el precio, puedes terminar vendiendo bien pero ganando mal.

Un ejemplo sencillo: una tienda de decoración vende una lámpara a 220.000 pesos. El costo del producto es 90.000, el empaque 8.000, el flete 12.000. Hasta ahí el margen es 110.000. Pero si la pasarela cobra el 3,5 %, son 7.700 pesos menos. Si encima el cliente pagó con tarjeta de crédito en dos cuotas y la pasarela tiene una tarifa diferencial, puede ser otro tanto. Antes de ver la plata en la cuenta, el margen real ya es otro.

El punto es hacer la cuenta por método de pago, no asumir que "todas las ventas dejan lo mismo". Cuando tu tienda tiene dos o tres métodos activos, el margen por cada canal puede ser distinto, y eso tiene que estar en el precio o en la estrategia de envío.

Pagos fallidos y conciliación: los dos dolores que aparecen en el día a día

Un pago fallido es cuando el cliente llega al final, intenta pagar y la transacción no pasa. Puede ser por fondos insuficientes, por el banco que bloquea la transacción como sospechosa, o por un error de digitación. Según el sector y la pasarela, entre el 10 % y el 20 % de los intentos de pago pueden fallar en tiendas nuevas.

El costo no es solo la venta perdida. Es la persona que estaba lista para comprar y se fue con la sensación de que algo falló, y que muchas veces no vuelve a intentarlo. Una tienda de suplementos deportivos que recibe 300 intentos de pago al mes y pierde el 15 % por fallos técnicos, está dejando ir 45 ventas que ya tenían al comprador convencido.

El otro dolor es la conciliación: cuadrar lo que te pagaron los compradores, contra lo que te giró la pasarela, contra lo que registra tu tienda. Cuando no cuadra, o cuando hay devoluciones y contracargos de tarjetas, el desorden puede costar horas y errores contables. Estos temas los trabajamos con más detalle en las páginas de pagos fallidos y fraude y cómo cuadrar la plata de tu tienda.

La buena noticia es que una tienda bien configurada puede avisarle al comprador en tiempo real qué pasó con su pago y darle otra opción de inmediato, en lugar de dejarlo en el limbo.

Tienes el mapa, ahora falta la tienda

Los cobros, la facturación y el control de la plata son la parte que pocos dueños quieren revisar cuando están emocionados con el diseño y el catálogo. Pero es exactamente lo que decide si la tienda funciona de verdad o si es una vitrina bonita que pierde margen en cada venta.

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